A contar del 1 de abril, un grupo de 151 organismos del Estado deben usar obligatoriamente un nuevo formulario simplificado de bases 100% electrónicas que estandariza los procesos, permite disminuir la burocracia y facilita el entendimiento y el acceso de los proveedores.

Esta iniciativa se enmarca en el plan de modernización de las compras públicas que lidera el Ministerio de Hacienda a través de ChileCompra y es el resultado de un trabajo conjunto con la Contraloría General de la República y el Ministerio Secretaría General de la Presidencia (MinSegPres).

El año 2017, a través de www.mercadopublico.cl -la plataforma de compras públicas de ChileCompra- los organismos del Estado realizaron 177.249 licitaciones, 60% de las cuales correspondieron a las llamadas L1, es decir un total de 107.224 procesos licitatorios por montos menores a 100 UTM (lo que equivale aproximadamente a 4.659.267 pesos).

El Subsecretario de Hacienda, Francisco Moreno, destacó: “nos compromete lo que está haciendo ChileCompra en torno a un proceso del Estado que permite disminuir la burocracia, lograr ahorros de un 29% en trámites administrativos, y con un perfil sustentable, con un menor uso en papel por más de 61 toneladas. Es el camino de lo que queremos como gobierno respecto de la modernización del Estado. Nosotros vamos a apoyar como gobierno todas aquellas medidas que tengan por objeto simplificar los millones de trámites que tiene el Estado.”

“Y esto beneficia directamente a los más de 120.000 pymes que hacen negocios a través de este mercado público. Las micro, medianas y pequeñas empresas hoy día tienen una gran razón para celebrar. En primer lugar, porque se van a encontrar con un sistema electrónico más fácil y entendible en el mercado público y al mismo tiempo la Contraloría reforzó hace unos días la obligación legal de pago oportuno a 30 días por parte del Estado y las responsabilidades administrativas de los funcionarios si no cumplen con sus compromisos”, agregó el Subsecretario Moreno.

Por su parte, la Directora de ChileCompra, Trinidad Inostroza, explicó que “considerando el alto volumen de estas transacciones de montos menores, la simplificación del formulario contribuye a una mayor eficiencia en la administración pública y reducir la burocracia en el Estado. Con esta herramienta 100% en línea se facilita la elaboración de bases de licitación, se acortan los procesos pasando de varias semanas a un promedio de dos días incluso, eliminando la subida de archivos adjuntos y disponiendo cláusulas legales estandarizadas y precargadas que fueron elaboradas en conjunto con la Contraloría General de la República”.

La nueva funcionalidad, en piloto desde septiembre de 2017, es obligatoria a contar del 1 de abril de 2018 para un primer grupo de organismos mayoritariamente del gobierno central que transan en www.mercadopublico.cl. En tanto el resto de los organismos, entre los que se cuenta el sector salud y las municipalidades, deberán usarlo en forma obligatoria a partir del 1 de octubre de 2018. Se trata de una primera etapa, que parte con los procesos licitatorios de menor cuantía, que será seguida por los procesos de licitación de mayor monto y por una estandarización del formulario en línea de oferta de los proveedores.

De esta manera, el Estado disminuye en forma significativa su nivel de burocracia. Este cambio implica un antes y un después en los procesos internos de la administración pública: se está instalando una gestión de compra más eficiente y ágil lo que aumentará los niveles de productividad del Estado.

Se busca eliminar los procesos en formato papel y simplificar los flujos de aprobaciones, para que todos los actores que intervienen en una compra -requirentes, abogados, administrativos, etc.- trabajen en línea. Esta aplicación cuenta con un diccionario de criterios el que se podrá seleccionar dependiendo de la necesidad y condiciones de las bases.

Considerando que por cada licitación se gastan en promedio 100 hojas de papel blanco (entre originales y pruebas), al año se estarían ahorrando 13.640.800 de hojas, lo que representa 27.282 resmas y 61 toneladas de papel. Asimismo, en términos de flujo de procesos, éstos se disminuirán en un 29%.

A esto se suma el impacto en la protección del medioambiente porque si por cada tonelada de papel se cortan 17 árboles, se ocupan 30.000 litros de agua y se requiere 2,3 mt3 de relleno sanitario, la simplificación de las bases de licitación significaría evitar la tala de 1.048 árboles y el ahorro de 1.849.710 litros de agua y 141,8 metros cúbicos de relleno sanitario.

Esto se traducirá además en una mayor claridad al adoptar un lenguaje más universal para entendimiento de los proveedores y además economizará en papel y en horas/hombre.

En el intertanto, las instituciones públicas deben rediseñar sus procesos internos, en especial aquel relacionado con la revisión del texto de las bases e iteraciones con áreas jurídicas y otras, ya no en papel sino en línea directamente en www.mercadopublico.cl: por ejemplo las delegaciones de facultades, el proceso de aprobación y firma de la resolución o decreto, según corresponda.

Para esto último se requerirá de la Firma Electrónica Avanzada, por lo que las instituciones están adquiriendo dichas Firmas Electrónicas Avanzadas, cuya utilización se encuentra fundada en la aplicación de la Ley N° 19.799, por intermedio de las instituciones que las proveen (Ministerio Secretaría General de la Presidencia o empresas privadas).

Ventajas de bases de licitación simplificadas 100% electrónicas:

• •El uso Firma Electrónica Avanzada es obligatorio y transforma el formulario electrónico de bases en un acto administrativo
• Ahorros en procesos internos de la administración pública
• •Ahorros en papel y duplicación del trabajo
• •Ahorro en tiempo en horas hombre/mujer
• •Mayor estandarización de las bases: se cuentas con un diccionario de criterios los que se podrán seleccionar dependiendo de la necesidad y condiciones de las bases
• •Se facilita a los proveedores la comprensión de las bases
• •Se disminuye la presentación de archivos adjuntos (actualmente hay 7 millones de adjuntos en www.mercadopublico.cl)

FUENTE: ESTRATEGIA.CL